Lot numarası nedir; kısaca açıklanacak olursa ürünlere verilen grup numarasıdır. Firmaya stok girişi yapılırken ürünler grup veya parti olarak isim alır ve sisteme giriş / kayıt yapılırken bu partileri izlemek, kontrollerini yapmak için tanımlayıcı kodlar verilerek işlemleri gerçekleştirilir. Verilen her bir kod lot numarası veya parti numarası olarak adlandırılır. Stoklara ait tüm çıkışlar bu kodlar numaraları üzerinden yapılır.
Lot numaraları ayrıca üretilen ürünün hangi emir ile üretildiğinin bilinirliği ve kontrolünde de oldukça kolaylık sağlar. Üretimin geriye dönük izlenebilirliğini mümkün kılan lot numarası firmalarda kalite yönetiminin bir parçasıdır ve ISO9000 kalite yönetim sisteminde uygunluğun tespiti konusunda da son derece yardımcıdır.
Özellikle ihracat yapan firmaların ayrıca dikkat etmesi gereken lot numaraları stokların tutulması ve sevkinde önemli rol oynamaktadır. Lot numaraları ürünlerin maliyet hesaplamaları yapılırken de kullanılır.
Üretilen veya alınan ürünlerin stok takibinde, geriye dönük stok ve stok çıkış izleniminde ve kalite yönetimi uygunluğunda lot numaraları çok önemlidir. Firmalar ürettikleri ürünleri ayrıştırmak için tanımlanmış kod olan bu numaraları kullanmalıdırlar.
İzleme yapılan malzeme için lot ya da seri numaraları, malzeme tanımları listesinde ya da giriş fiş ve faturalarında, çıkış işlemlerine ait numaralar ise giriş işlemleri ile ilişkilendirilerek kaydedilir.
Malzeme listesinden lot/seri numaralarının verilmesi
İzleme yapılan malzeme için lot/seri numaraları Malzemeler Listesi’nde sağ fare tuşu menüsünde yer alan Lot/Seri No Girişi seçeneği ile verilir.
İzleme yöntemine göre lot ya da seri numaraları “Ekle” seçeneği ile kaydedilir.
Seri numarası kullanıcı tarafından doğrudan girilebileceği gibi, program tarafından da otomatik olarak verilmesi sağlanabilir. Bunun için lot/seri no tanım penceresinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Lot/Seri No Üret seçeneği kullanılır. Başlangıç numarası ve miktar belirtilerek seri/lot numaralarının otomatik olarak üretilmesi sağlanır.
Seri Grubu ile izlenen malzemeler için seri numaraları
Seri grubu ile izlenen malzemeler için seri numaraları fiş ve faturalarda sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri/Lot Stok Yeri Girişi seçeneği ile verilir.
Seri grubu girişinde Diğer İşlemler / Stok Çalışma Bilgileri arasında yer alan Lot/seri numaraları-Malzeme girişi sırasında değiştirilebilir parametresinde yapılan seçim önemlidir.
Parametre değiştirilemez olduğunda F9/Seri Başlangıç No Seç seçeneği ile Lot/Seri Numaraları penceresine ulaşılarak seçim yapılır. Seri grubunun boyutunu belirten miktar girişi seri grubu girişi penceresindeki miktar alanından yapılır.
Parametre değiştirilebilir olduğunda başlangıç no alanına elle giriş yapılabilir. Başlangıç No alanına giriş yapılıp alandan çıkıldığında Lot seri numaraları tablosuna bir kayıt atılır.
Seri grubu daha önce girilmiş ve çıkışı yapılmamış bir seri grubuyla çakışma gösterirse bilgilerin kaydedilmesine izin verilmez.
Malzeme giriş fiş ve faturalarında lot/seri numaraları
Malzeme giriş fiş ve fatura satırlarında da lot/seri numarası verilir. Bunun için fiş satırında sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri/Lot/Stok Yeri bilgileri seçeneği kullanılır.
Seri/Lot numaraları daha önce verilmişse sağ fare düğmesi menüsündeki Seri/Lot No Seç seçeneği ile numaralar malzemeye atanır. İzleme numaraları yeni verilecekse Seri/Lot numaraları penceresinde “Ekle” seçeneği kullanılır.
İşlemler sırasında seri/lot girişi parametreye bağlıdır. Diğer İşlemler program bölümünde, Stok Çalışma Bilgileri’nde yer alan Lot/Seri numaraları parametre satırında yapılan seçime göre kullanıcı işlem sırasında Seri ya da Lot numarası tanımlayabilir. Bu parametre Malzeme işlemleri sırasında girilemez ve Malzeme işlemleri sırasında girilebilir olmak üzere iki seçeneklidir. Malzeme işlemleri sırasında girilemez seçilmişse kullanıcı fiş üzerinde seri ya da lot numarası tanımlayamaz. Ancak tanımlı olan numaraları kullanabilir.
Giriş fiş ve faturalarında aynı lot numarasının kullanımı
Malzeme için aynı lot numarasının verilmesi ya da farklı bir malzeme için de aynı numaranın kullanılması durumunda işlemlerin kullanıcı kontrolünde kaydedilmesi mümkündür.
Giriş fiş ve faturalarında, lot numarası Üret penceresinde yer alan seçenekler kontrollü kayıt yapılmasını sağlar.
Aynı Kodlu Kayıt Bulunduğunda İşlem Durdurulacak seçeneğinin işaretlenirse, malzeme için aynı lot numarasının verilmesi durumunda program bir mesajla kullanıcıyı uyarır ve işlemin kaydına izin verilmez.
Diğer Malzemelerde Aynı Kodlu Kayıt Bulunduğunda İşlem Durdurulacak seçeneğini işaretlenirse, aynı lot numarasının farklı malzemeler için kullanımı da kontrol edilir. İşlemlerde aynı lot numarası farklı malzemeler için verildiğinde, program bir mesajla kullanıcıyı uyaracaktır.
Malzeme çıkış fiş ve faturalarında izleme bilgileri
Çıkış işlemlerine ait izleme bilgileri giriş işlemleri ile ilişkilendirilerek izlenir. İzleme bilgileri malzeme fiş satırında sağ fare tuşu menüsündeki Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri seçeneği kullanılarak kaydedilir. Seri çıkışı penceresinde sağ fare düğmesi menüsündeki Giriş Hareketleri seçeneği ile fiş satırındaki malzemeye ait giriş hareketleri listelenir.
Çıkış işlemlerinde kullanılacak giriş hareketleri fiş türü, işlem tarihi, lot ya da seri no bilgileri ile listelenir. İlgili numaralar işaretlenerek seçilir ve çıkış işlemine aktarılır.
İade işlemlerinde lot/seri numarası takibi
Lot ve seri numarası takibi stok giriş ve çıkış işlemlerinde olduğu gibi iade işlemlerinde de yapılmaktadır. İade işlemleri giriş ya da çıkış hareketleri ile birebir ilişkilendirilerek yapılır.
Satınalma iade işlemlerinde lot/seri numarası takibi
Lot ya da seri numarası takibi satınalma iade fişlerinde stok çıkış işlemlerinde olduğu gibi yapılır. Alım iade satırının ilişkilendirildiği satınalma hareketine ait lot numarası veya miktar sayısına bağlı olarak verilen seri numaraları fiş satırında Lot ya da seri numarası çıkışı penceresine aktarılır.
Satış iade işlemlerinde lot/seri numarası takibi
Satış iade işleminin ilişkilendirildiği satış hareketine ait lot ya da seri numarası bilgileri, lot ya da seri no girişi penceresindeki ilgili alanlara doğrudan aktarılır.
İzleme seri numarası verilerek yapılıyorsa, satılan malın bir kısmının iade edilmesi durumunda, satış hareketine ait tüm seri numaraları listelenir ve fiş satırlarına aktarılacak seri numaraları seçilir. Lot ya da seri numarası aktarımı yapıldıktan sonra bu bilgiler silinemez ve değiştirilemez.
