Mutabakat kelime anlamı itibari ile anlaşma ya da uzlaşma olarak ifade edilebilir. Muhasebede ise mutabakat kelimesi hesapların karşılıklı kontrolü açısından oldukça önemlidir. Bu sayede mutabakat muhasebe alanında sıkça kullanılan bir kavram haline gelmiştir. İşletmelerin ticari ilişki de oldukları diğer işletmelerle alacak ya da borç bakiyelerinin birbirini ile uyuş uyuşmadığını anlamak için karşılaştırılmasına ve bunun belgelerle arşivlenmesine cari mutabakat denilir.
Defter Kayıtları
Yevmiye defterine kayıt edilen tüm cari hareketler, cari mutabakat sağlanmış olmalıdır. Bu mutabakat esnasında iki tarafta hesaplarda uyuşuyor ise mutabık sayılır. Burada önemli olan husus ise cari mutabakat her ay sonunda düzenli şekilde yapılırsa ticari ilişkiler de hem sağlıklı hem de güvenli hale gelmektedir.
Bütün hesapların tek tek üzerinden geçilerek cari mutabakatlar hazırlanarak karşı firmaya imzalı ve kaşeli olarak bildirilmesi gerekir. Belgeleri ellerine ulaşan firmalarda kendi hazırlamış oldukları mutabakat formunu ileterek mutabakatı sağlamak ister. Bu formlar genellikle Excel üzerinden hazırlandığı gibi posta ya da e-mail ile iletilmektedir.
Oluşabilecek Hatalar
Olası bir durumda oluşacak hatalar en aza indirilmiştir. Bu sebeple Online hesap mutabakatı yapmak işletmeler için daha avantajlı ve güvenilir olmaktadır. Online olarak yapılan mutabakat süreci hızlı olurken zamandan tasarruf sağlar. Bunun yanı sıra kargo, kâğıt ya da arşivleme gibi pek çok gereksiz masraftan da kaçınılıyor. Yani e-mutabakat hem çevre dostu olurken hem de iş sürecini de hızlandırıyor.
Cari Hesap Ekstresi Nedir?
Cari kelime olarak bir işletme ya da kuruluşun ilişkisinin olduğu tüm gerçek ya da tüzel kişilere verilen ismi olarak ifade edilmektedir. Cari hesap ise işletmenin ya da kuruluşun alış-veriş, satış ya da para transferi gibi hesabındaki hareketliliğin kayıtlı tutulduğu kısaca hesap olarak ifade edilebilir. Cari hesap borç, alacak ve bakiye şeklinde üç ayrı sütundan oluşmaktadır. Cari hesap Ekstresi ise bütün bu kayıtların yer aldığı dökümdür. Aslında cari hesap içerisinde yer alan tüm bilgiler muhasebe de tüm hesapların Defter-i Kebir yazıldığı kısımda yer alan bilgilerin aynısıdır. Cari hesap mutabakatı ise karşılıklı olarak çalışan işletmelerin birbirleri arasında alacak ya da borçlarının yılsonunda mutabık olup olmaması durumudur. Burada hesap mutabakatı oluşturulurken işletmelerin doğru şekilde iletişim kurmaları ve bilgi paylaşmaları iyi bir yol olacaktır.
Yıl Sonunda Neden Cari Mutabakat Yapılır?
Mutabakatlar firmaların yaptığı sıklığa göre değişiklik göstermektedir. Yıllık olarak yapılan mutabakatlarda hangi hesapta kayıtlı olursa olsun tüm borç ve alacakların banka hesaplarının tamamlanmış olması gerekir. Yılsonu cari mutabakat yapılırken matbu şeklinde yapılacağı zaman bir mutabakat formu ile karşılıklı olarak imzalı ve kaşeli olarak yapılır.
Firma mutabakat formunu ilişkili olduğu karşı firmaya iletir, karşı şirkette gerekli kontrolleri sağlayarak rakamları inceler, olumlu ya da olumsuz bir sonuç varsa mutabakat formunu geri bildirim olarak iletir. Bu sayede hesaplar üzerinden karşılıklı olarak geçilerek kontrol sağlanmış olur.
Online Mutabakat Formu
Yukarıda anlatılan mutabakat yerine elektronik ortamda online şekilde mutabakat formu hazırlamak her iki taraf içinde avantaj sağlayacaktır. Elde hazırlanan mutabakatlar her ne kadar dikkat edilse de hata olma ihtimali yüksektir. Ancak bir program aracılığı ile hazırlanan mutabakatlar hata riskini azaltmaktadır. E-mutabakat ile zamandan da tasarruf edilir. Aynı zamanda e-mutabakat kâğıt vs. masraflardan kurtararak maliyetleri de en aza indirmektedir.
E-mutabakatın zamandan tasarruf sağlar. Cari hesapların toplu bir şekilde gönderimi, dip toplamları alma ve tüm verileri raporlama gibi pek çok özelliği takip etme imkânına sahip olunur. Bunun yanı sıra hesap açıklarını önlemek için kısa mesaj gönderme özelliği, mutabakat zamanlaması, birden fazla işletme için sistemi kullanabilme gibi pek çok özelliğe sahip olmanızı sağlamaktadır.
Mutabakat için oluşturulan cari mutabakat mektubunda dikkat edilmesi gereken bazı özellikler bulunmaktadır. Öncelikle kanunen yazılı olan ya da olmayan tüm hükümlerin kontrol edilmesi gerekmektedir. Mektup gönderimleri düzenli olarak belirli aralıklarda yapılmalıdır.
Ayrıca bir mutabakat formu birden fazla işletmeye unvanlar değiştirilerek gönderilebilir. Hesap mutabakatı yapıldıktan sonra belgeler arşivlenmelidir. İşletmenin yıl boyunca cari hareketlerinin birbiriyle uyuşmasının kontrolünü sağlayan cari hesap mutabakat örneği firmada bulunan muhasebe bölümü ilgilenmektedir.
E-mutabakat ile mutabık olunmak istenildiği durumlarda alıcı ekrana ulaştığında eğer mutabık ise ‘Mutabıkız.’ butonunu kullanır, değil ise ‘Mutabık Değiliz.’ butonu ile kayıt yapar. Burada mutabık olunmayan kayıtlar dosya ekine Hesap Ekstresi yüklenerek cari mutabakata cevap verilir. Karşı taraf Hesap Ekstresini kontrol ederek sorunlu veya yanlış işleme alınmış olan hareketi düzeltir.
Negatif Mutabakat Mektubunda İşletme müşterisine bakiyeyi bildirir. Eğer ki gönderilen bakiye konusunda müşteri ile mutabıksa müşterinin mutabakat formuna yanıt vermemesi istenir. Yalnızca bu hesap bakiyesi üzerinde mutabık olunmadığı takdirde mutabakat formuna yanıt vermesi istenilir.
İşletme sahibi müşteriye mutabakat formu yollar. Gönderilen hesap mutabakatını onaylasa da onaylamasa da mektuba geri dönüş yapması istenilmesi durumudur. Her şekilde cevabın gelmesini beklerler ve günümüzde en sık kullanılan mutabakat mektubu türü Pozitif Mutabakat Mektubudur.
İşletmeler bakiye miktarını belirtmeden müşteriye Hesap Ekstresi gönderir. Bu mutabakat mektubunda amaç müşterinin bakiyesini yani hesap hareketlerini işletmeciyle paylaşmasıdır. Karşı taraftan aldığı bilgilere dayanak oluşturularak işlem yürütülür. Bu genelde kendi rakamından tam olarak emin olmayan firmaların kullanmış olduğu mutabakat türüdür.
Bir yanıt yazın